上台前應該要知道的五件事

       有人的地方,就有心理學,無論是臨床實務、商業服務或各種領域。因為心理學就是在探究人類行為與心理歷程的一門科學,有人的地方就會出現行為與心理歷程,而在商業上透過這些歷程來增加說服力或銷售量,在產品開發上透過心理的歷程找出更人性化的使用者介面,在臨床上則透過心理學知識協助個體找回安適。
        Jason正在為臨床心理師籌劃簡報工作坊,發現很多夥伴好像對於上台各種形式的演講,都有很大的需求或者疑問,卻又不知道該怎麼提升技巧或者何處詢問。或許過去學校沒有教的事情太多,以致於我們到了社會上,很多東西要重新摸索,無論是人生或者職涯。而說來有點諷刺的是,心理學在研究如何提升人類的注意力、在研究如何增強記憶、在研究如何提升學習效能,在研究行為改變技術、甚至在研究怎麼說服人。偏偏這些議題到了要把心理專業搬上台時,好像變得有點卡卡的,甚至我們知道應該要怎麼樣,但卻也無法做不到。
    這次的活動有心理師提出關於簡報的問題,在這裡先回應多數夥伴都會問到幾個議題,希望Jason自身的經驗,能夠對夥伴有些幫助。

第一問:準備問題

準備不足,臨場忘了說什麼,然後又遇到詞窮的狀況;或者上台後,電腦壞了、投影片跑不出來;不知道聽眾的需求。

       我的簡報教練福哥說:「上了台!你就要為效果負責」。多數的演講,絕對不是今天邀請,要我們明天就上台(但我還真的遇過今天邀請,三天後上台!)既然,我們答應了這場演講,就應該著手蒐集相關訊息,讓自己的上台表現盡善盡美,而不是上台後就跟聽眾道歉。「不好意思!因為所以今天表現不好,請見諒!」表現不好,我們一定可以找到一百個理由,但是不管理由是什麼,就只有一個結果,就是演講沒有達到預期的效果。

       心理學裡不就有一個「自我設限(self-handicapping)」的現象,就是當我們做什麼事情,主動安設定一些行為情境(circumstances),如果表現不佳,這些情境就會被視為造成的主因,而不是自身缺乏能力或價值。而在上台時的道歉,就是在為自己的表現不佳設一個停損點,但這也意謂著:我們還沒有準備好上台分享。

       美國總統威爾遜(W. Wilson)說:「十分鐘的演講,我要準備一個星期,十五分鐘的演講則是三天,如果是一個小時的演講,那麼我現在就可以上場了。」所以,上台之前,好好做足準備吧!

演講前,就會針對主題形成自己的劇本,什麼時候要講什麼,都是可以事先設計好與安排好。

 第二問:時間問題

事前準備時間不足,或者準備時間不夠,上台演講時間不夠。

       之前提到準備時間不夠,在答應演講的時候,就不應該是理由;如果真的來不及準備,那就推掉。但常有遇到一個狀況是:上台演講時間不夠。主辦單位給我們一小時,偏偏我們就忍不住講了一個半小時,甚至兩個小時。這並不代表我們學富五車或能言善道,而是代表我們沒有演練過。

        過去Jason在被訓練簡報時,給你三分鐘就是三分鐘,給你十八分鐘就是十八分鐘,旁邊有個計時器在倒數計時,時間到就是下台,沒有機會歹戲拖棚的(通常也只有歹戲會拖棚)。所以在上台前,我們都對著鏡子然後不斷計時,時間超過怎麼辦?砍掉自己要講的內容,重新再組織淬鍊。我的教練說:「不要嘗試加快你說話的速度來壓縮時間,那只會讓效果大打折扣」。

       身為專業的臨床心理師,我們在面對個案做心理治療時,五十分鐘就是五十分鐘,請問你會增加時間到八十分鐘嗎?(超過的部分要額外付費的。)心理師本來就被要求掌握好時間,所以演講時間不夠,那就重新再思考自己要講什麼?什麼才是最重要的議題?其他次要的,就勇敢地捨棄吧!

對於演講前的劇本,總會反覆思考流程重點,並且演練看效果以及時間是否能及時說完。

上台前,會提前到場測試儀器設備,抓緊時間再次演練。因為,我們一旦上台,「演」「講」就開始了,就得一鏡到底表現到演講結束。

 第三問:主題問題

同一個主題講了好幾次,熱情驟減。主辦單位題目一成不變。

       同一個主題講了好幾次,是什麼讓熱情減弱?如果是我們自己有興趣的主題或者由衷想分享的事情,理論上會越講越快 樂。有幾個可能讓我們熱情降低的因素是:聽眾反應不好、自己對這個主題沒有興趣、都是用同樣的方式講一個主題。這時候我另外一位簡報教練憲哥就說過:「同一首歌,不同人唱,聽起來都不一樣;同一首歌,同一個人在不同時間點唱,也有不一樣的感覺。」所以,同一個主題,是不是有不一樣的可能性?或者,同一主題,不同對象就應該會有不一樣的詮釋方式。而多數的時候,當我們覺得這個主題大概就是這個樣子了,那麼我們可能就沒有辦法體驗到「突破」的感受,有沒有可能在潛意識裡,我們已經告訴自己:這個主題就是這樣了。
同一個主題,嘗試不同的元素,就會讓演講的效果投入不一樣的感受;就看有沒有精心設計或者發揮心理的創意。


第四問:技巧問題

如何簡單快速製作吸引人的ppt投影片。

       製作吸引人的投影片有可能,但要「簡單」、「快速」製作投影片,基本上很難達到,至少對新手來說,是很難有什麼捷徑。達文西說過:「簡單,是最高級的複雜。」簡單不意謂著簡便,而是思考全面後知道核心關鍵,就像藝術史上有個極簡風格,減少多餘的裝飾,認真去思考自己到底需要什麼?減少後,才能看得見的什麼才是「重要」。或許可以思考自己在這場演講中,究竟要傳達什麼核心概念?而且是聽眾可以馬上即知即行的。

       所以,如果想要快速製作投影片,通常很難做到吸引人;而如果要吸引人,則需要很認真地思索究竟要表達什麼?然而,投影片卻也不是一場成功演講中的唯一關鍵,因為也有講者不靠投影片,卻也能透過說話發揮影響力。但大多數的時候,我們多數演講可能都僅是把想要說的說完,但卻鮮少考慮到聽眾的起點行為在哪裡?或者是否可以回答到聽眾未知的問題。

       不過,如果想要學習簡報製作,坊間有足夠多的書籍,在教導相關的知識,美國甚至有專門在教導簡報製作的工作坊;在台灣,相關的演講或簡報製作工作坊也不少,有興趣可以找找。也可以參考我分享過的一些心得:演講劇本的形成–「你比你想像的更聰明」之投影片製作

Jason所製作的投影片,都是經過設計,在打開PowerPoint前,會先用分鏡圖來構想投影片的元素要怎麼擺放。

第五問:演講問題

簡報字數過多;資料豐富,但聽眾反應低迷,回饋較少。講得太學術、太抽象,聽眾好像不知道自己在說什麼。
       很多心理師都提到一個共同的問題是:覺得自己的簡報字數過多,資料豐富,但演講好像就是念完投影片,所以很難與聽眾產生共鳴。首先,恭喜夥伴知道一個投影片字太多,可能就會干擾聽眾的注意力。如果人的感官記憶有限,那麼我們期待聽眾聽你講?還是看投影片的字?

       在一場演講中,鮮少有聽眾的注意力可以同時處理聽覺訊息與視覺訊息,如果我們要他專心聽你說,那麼投影片的字太多就是干擾。如果我們要他仔細看投影片的字,那麼就把投影片印成講義發給聽眾就好了,然後留下我們的聯絡方式,有問題再發問即可,根本就不需要舉辦這場演講(核銷預算所辦的演講就例外,有些是年度編列,一定要舉辦這場演講,至於內容或反應怎麼樣,一點都不是主辦單位關注的重點,那這樣就….不用太要求自己要表現出色)。

        而講得太學術、太抽象,基本上沒有錯。但是要看場合,如果是學術研討會,聽眾都是該領域的專家,那麼我們可以自然而然地表達;反之,如果是民眾衛教,講得太學術那麼就沒有辦法達到預期效果,而這時候就要練習怎麼善用比喻、故事或案例來幫助理解。如果,我們可以把一個心理學的議題,講得連國小學生都聽得懂,那就意謂著我們夠了解這個議題,也學會用通俗的語言去傳遞心理學的知識。

如果知道聽眾的起點行為與期待,大學生一樣會投入所引導的討論中。

時間花在哪裡,效果就會展現在哪裡,演講的說服力也會和你是否有精心設計過相關。醫院裡的繼續教育,一樣可以反應很熱烈。
       演講,本來就不是一件簡單的事情;就好比是拍一部影片,我們的劇本、拍攝技巧、演出表現等,都是決定了這部影片的迴響。希望有天,我們都能在各自的專業,用各自專長的演講主題發揮自身的影響力。